Personal Kanban für Vertriebsleiter

Projektmanagement das funktioniert

Endlich den totalen Projekt- und Prozess-Überblick im Vertrieb und Marketing! Was für eine Erleichterung. Ich sehe auf einen Blick, was alles zu tun ist und wer was tut. Wieviel freie Kapazitäten jeder in meinem Team hat. Wer überfordert ist und wer verzögert. Werde automatisch über jeden Fortschritt informiert. Die totale Transparenz und natürlich wesentlich mehr und bessere Ergebnisse. Und das alles mit minimalstem Zeiteinsatz. Aber bis dahin war es ein langer Weg.

Wie managed man 3 Vertriebs- und Marketing-Teams?

Letztes Jahr habe ich als Interims Vertriebs- und Marketing-Leiter für einen Start-Up innerhalb von 6 Monaten ein Marketing-Team und zwei Sales Teams in Deutschland und Polen aufgebaut. Insgesamt 18 Sales Manager, Social Media Marketing Spezialisten und eine Vertriebs-Assistentin. Jede Menge Arbeit.

Auf der Prozess-Seite muss das Tagegeschäft jedes der drei Teams geführt werden. Jeder einzelne soll sich verbessern und muss entsprechend gefeedbacked, gecoached und motiviert werden. Und die Projektliste ist lang: Auswahl, Anpassung und Anwendung von CRM Software, Web-Tracking Software, Multisprachenblog und Predictive Analytics. Entwicklung und Umsetzung von Schulungskonzepten für die Sales Manager, Marketing-Plänen und -Kampagnen, Social Media Strategien, Vertriebskampagnen, Pressearbeit. Weiter die Klärung rechtlicher Fragestellungen, Recruiting der Sales Manger und der Markting Spezialisten, und vieles mehr.

Wie behält man bei dieser Fülle an Prozessen und Projekten die Kontrolle? Wie hält man die Dynamik und Energie im Team aufrecht? Wie sorgt man für gute Ergebnisse?

Getting Things Done Listen sind nicht kollaborativ

1. Versuch: man erstellt lange Listen mit Aufgaben, Terminen, Verantwortlichkeiten. Word und Excel sind schnell an Ihren Grenzen. Also haben wir einiges an Software ausprobiert. Am komfortabelsten ist meiner Meinung nach Things. Hat auch eine gute iPhone App. Problem: ist eine reine Deskop Lösung und damit nicht Kollaborativ. Nächster Versuch sind Lösungen wie Basecamp und Wrike. Hier kann man als Team online kollaborativ zusammenarbeiten und Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten einstellen, verschieben und abhaken. Problem: Aufgrund cloud computing sind solche Anwendungen sehr langsam. Darüber hinaus sind sie sehr unübersichtlich. Ich sehe nicht auf einen Blick woran jeder gerade arbeitet. Fakt ist, solche Anwendungen werden von Teams boykotiert. Aufgaben werden nicht abgehackt, oder ignoriert oder einfach verschoben. Tägliche und wöchentliche Prozesse lassen sich damit auch nur schlecht oder gar nicht abbilden.

Klassische Projekt- und Ressourcen-Planung ist zu zeitaufwändig

2. Versuch: Wenn das Team nicht von alleine mitmacht, dann managed halt meine Assistentin alle Aufgaben und Termine, denke ich mir. Wir haben einiges an Projektmanagement-Software gestet und uns dann für OmniPlan entschieden. Wirklich tolle Software, unserer Meinung nach MsProjekt weit überlegen. Problem an diesem Ansatz ist, meine Assistentin war den ganzen Tag damit beschäftigt, Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten einzugeben und laufend zu aktualisieren. Das ist enorm zeitfressend. Eine unglaubliche Verschwendung von Ressourcen. Das Schlimmste aber ist, dass man jedem Teammitglied hinterlaufen muss, um herauszufinden, wie der Stand der Dinge ist. Damit landet die Verantwortung für die Erfüllung bei uns und nicht beim Team. Weil ich den Plan nicht selbst manage, dauert es jedesmal lange, bis ich den Plan und seine Veränderungen in allen Feinheiten erfasst habe. Dadurch habe ich keinen schnellen Überblick und das managen fällt mir schwer. Fazit, der klassische Ansatz funktioniert auch nicht.

Personal Kanban ist vielleicht die Lösung

Caochingtermin mit Gregor Gross, Geschäftsführer von Alpha Board. Gregor Gross erzählt mir ganz begeistert, dass er ein neues Projektmanagement-System in seiner Firma ausprobiert. Genannt Personal Kanban. Alles was man dazu braucht ist ein Whiteboard und viele Post-Its. Man unterteilt das Board in drei Spalten, genannt “Backlog”, “Work in Progress (WiP)” und “Done”. Ins Backlog kommen alle Aufgaben. Ins WiP kommen nur die Aufgaben, an denen tatsächlich gearbeitet wird. “Done” ist selbsterklärend. Der Trick ist, das man bei WiP eine maximale Anzahl von Aufgaben vorgibt, überlicherweise 5-7. Somit wird man gezwungen Aufgaben zu beenden, bevor man mit neuen beginnen kann.

3. Versuch: Wir haben das sofort ausprobiert. Flipcharts an die Wände gehängt. Jeder hat sich sein eigenes Board gebastelt und dazu noch ein paar Boards für übergreifende Projekte. Problem: Jetzt war unser Büro total vollgehängt mit bunten Post-its. Das ist nicht unbedingt ein kundenkompatibler Anblick. Einen Automatismus habe ich wieder nicht. Wenn ich wissen will, was der Stand der Dinge ist, muss ich von Board zu Board gehen und die Handschriften mühselig entziffern. Wenn ich unterwegs bin, dann habe ich die Boards nicht dabei und zu meiner Philosophie des papierlosen Büros passt Zettelwirtschaft auch nicht. Aber das Team hat zum erstenmal ohne Widerstand mitgemacht.

Vertriebs- und Marketing-Kanban funktioniert

Dazu muss es doch eine Software geben? Ich habe die wichtigsten getestet. Die beste Kanban-Software ist meiner Meinung nach www.leankitkanban.com. Warum? Die Software ist sehr intuitiv anwendbar. Es sieht aus wie ein echtes Whiteboard mit Post-its. Extrem übersichtlich. Prozess und Projekteschritte lassen sich ganz leicht in Spalten anordnen. Man kann für jedes Board unterschiedliche Rechte an Team-Mitglieder vergeben. Über Email-Notifacation werde ich automatisch über jede Bewegung auf dem Boards informiert.

Was bei uns funktioniert. Jedes Teammitglied hat jetzt sein eigenes Kanban Board und ist für dessen Aktualität verantwortlich. Weil es so unglaublich einfach ist, nutzt es auch jeder und es macht sogar Spass. Jeder kann auf jedes individuelle Board – auch auf meines – zugreifen, sich informieren und Aufgaben für andere einstelllen. Für übergreifende Projekte und Prozesse legen wir separate Boards an. Kanban ist sehr zeitsparend, weil man sich nicht mit aktualisieren von Terminen aufhält, sondern mit einem Klick eine Aufgabe eine Spalte weiterschiebt. Es ist sehr entlastend für alle, weil es von der realitischen Annahme ausgeht, dass man zu jeden Zeitpunkt nur 5-7 Aufgaben gleichzeitig verfolgen kann. Daduch führt es automatisch zu einer Fokussierung auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Unser Output hat sich erheblich erhöht, seitdem wir Kanban zur Prozess- und Projektsteuerung im Vertrieb und Markting einsetzen.

Wie steuern Sie Ihre Vertriebs- und Marketing-Teams?

Auf Ihren Erfolg,
Michael Franz

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